Una nómina es un documento detallado que muestra los salarios y deducciones de los empleados en una empresa durante un período de tiempo específico. Generalmente en forma quincenal o mensual. La nómina incluye información sobre los ingresos brutos, las deducciones legales y voluntarias, así como el salario neto que cada empleado recibirá.
Importancia de la nómina
La nómina es uno de los documentos más importante de cualquier empresa. Permite una adecuada gestión financiera y administrativa.
En primer lugar, porque es el documento que garantiza que los empleados reciben la compensación económica que merecen por su trabajo. Compensación que se recibe en el mismo periodo de tiempo. Normalmente cada mes.
Se trata de un documento que debe cumplir con las normas laborales y fiscales. Motivo por el cual debe quedar registrado.
Gracias a la nómina se lleva un registro de los costes que supone un empleado para la empresa. Es uno de los aspectos más importantes para llevar al día y en orden la contabilidad de la empresa.
Requisitos para crear una nómina
La nómina es un documento oficial. Crear una nómina requiere seguir unos pasos de forma ordenada, y son los siguientes:
- Información sobre los empleados. Las empresas para crear una nómina tienen que tener todos los datos del empleado, desde información personal hasta detalles de su función de la empresa y los beneficios que recibe.
- Calcular el salario. Es el punto más importante de la nómina. Es la cantidad que el empleado recibe por su trabajo. Se calcula teniendo en cuenta las horas trabajadas o las bonificaciones, entre otros.
- Conocer las deducciones y retenciones. Son obligatorias en cualquier nómina. Hay que estar informado sobre cómo se procede. Las más comunes son el impuesto sobre la renta y el pago a la seguridad social.
- Cumplimiento legal. Hay que asegurarse de que la nómina cumpla con todas las leyes laborales, fiscales y de seguridad social aplicables.
- Realizar el pago. Es importante garantizar que el empleado reciba el pago de la nómina dentro del plazo establecido. Por ejemplo, entre el día 1 y 5 de cada mes.
- Crear los informes. Es importante tener registrado todos los datos que permiten crear la nómina y estar al día de requisitos tanto contables como legales.
Información necesaria para crear una nómina
Crear una nómina requiere, en primer lugar, recopilar los datos del empleado. Pero también es necesario tener disponibles otros datos importantes como los datos de la empresa o de la Seguridad Social, entre otros.
Datos de la empresa
Los primeros datos que deben aparecer en la nómina tienen que ver con la empresa y son:
- Nombre y dirección de la empresa. Identificación básica de la entidad empleadora.
- Número de Identificación Fiscal (NIF) o CUIT. Un identificador único para fines fiscales y legales.
- Datos bancarios. Información sobre la cuenta bancaria de la empresa para realizar transferencias de salario.
- Régimen fiscal. Especificación del régimen fiscal al que la empresa está sujeta, ya que esto afectará las deducciones fiscales aplicables a la nómina.
Datos del trabajador
Cada empleado tiene una serie de datos personales y profesionales que deben registrarse de manera precisa:
- Nombre completo. Para identificación y registro adecuado.
- Número de Identificación Fiscal del empleado. Es necesario para la retención de impuestos y otros fines fiscales.
- Dirección residencial. Importante para el envío de documentación y para establecer la jurisdicción fiscal.
- Número de la Seguridad Social del empleado.
- Datos personales como el estado civil o el número de hijos. Son datos que influyen en las deducciones y beneficios.
- Puesto de trabajo y departamento. Para clasificar al empleado correctamente en términos de compensación y responsabilidades laborales.
Datos del contrato de trabajo
La información relacionada con el contrato laboral establece las condiciones y términos específicos del empleo:
- Fecha. Se trata de la fecha en la que se inició el contrato. Es importante porque influye en la antigüedad.
- Tipo de contrato. Ya sea a tiempo completo, a tiempo parcial, temporal, indefinido, entre otros.
- Jornada laboral y horarios. Para calcular adecuadamente las horas trabajadas y determinar salarios.
- Salario base y elementos variables. Detalle claro de la estructura salarial, incluyendo bonificaciones, comisiones o cualquier compensación adicional.
- Período de pago. Especifica si el pago es mensual, quincenal u otro.
Datos de la Seguridad Social
Un aspecto importante es la relación que se establece entre el empleado y la Seguridad Social. Es obligatorio cumplir con requisitos legales, de las que depende:
- Número de afiliación a la Seguridad Social. Identificación única del empleado en el sistema de Seguridad Social.
- Categoría de cotización. Determina la cantidad de contribuciones a la Seguridad Social.
- Datos de cotización. Detalles sobre las contribuciones del empleador y el empleado para el seguro de salud, pensiones, etc.
- Parte proporcional de IT (Incapacidad Temporal). Se tiene en cuenta únicamente en caso de baja médica.
Datos fiscales
La información fiscal es crucial para cumplir con las obligaciones tributarias y aplicar las deducciones correctas:
- Declaración de hacienda. Detalles sobre la situación fiscal del empleado y las retenciones aplicables.
- Certificado de retenciones. Documento que establece las retenciones fiscales practicadas sobre los ingresos del empleado.
- Beneficios fiscales. Información sobre posibles deducciones o beneficios fiscales aplicables al empleado.
¿Cómo se calcula la nómina?
Calcular la nómina es un proceso que se puede hacer de forma automática a través de un software. No obstante, para ello es necesario conocer cada uno de los conceptos que conforman la nómina.
Conceptos salariales
Los conceptos salariales constituyen la base del ingreso de un empleado y varían según el acuerdo contractual. Algunos de estos conceptos son:
- Salario base. La cantidad fija acordada como compensación por el trabajo regular. Puede ser mensual, quincenal u otra periodicidad.
- Comisiones. Pagos adicionales basados en el rendimiento y las ventas.
- Bonificaciones. Pagos extra, generalmente vinculados a metas o logros específicos.
- Horas extras. Remuneración adicional por horas trabajadas más allá de la jornada laboral estándar.
- Incentivos y premios. Recompensas monetarias por logros excepcionales.
- Días de vacaciones y descanso. El pago correspondiente a días de descanso o vacaciones acumuladas.
Conceptos extrasalariales
Además de los ingresos directos, los conceptos extrasalariales forman parte del paquete de compensación total y pueden incluir:
- Vales de comida o restaurante. Beneficios no monetarios proporcionados para cubrir gastos de comida.
- Seguro de salud. Contribuciones del empleador para la cobertura médica del empleado.
- Tickets de guardería. Ayudas para el cuidado de hijos pequeños.
- Gastos de transporte. Reembolsos por gastos de desplazamiento al trabajo.
- Planes de pensiones. Contribuciones del empleador para el fondo de jubilación del empleado.
- Formación y desarrollo. Costos relacionados con la capacitación y el desarrollo profesional.
Deducciones
Las deducciones son restas aplicadas al salario bruto del empleado y están destinadas a cubrir obligaciones legales y otros compromisos financieros. Algunas de estas deducciones comunes son:
- Impuestos sobre la renta. Retenciones fiscales obligatorias según la legislación local.
- Cotizaciones a la Seguridad Social. Contribuciones a la seguridad social, que pueden incluir pensiones, seguros de salud, etc.
- Préstamos y adelantos. Deducciones por préstamos otorgados por la empresa o adelantos salariales.
- Cuotas sindicales. Pagos destinados a sindicatos, si el empleado es miembro.
- Otras deducciones voluntarias. Deducciones opcionales como donaciones caritativas, seguros adicionales, etc.
Liquidación de la nómina
La liquidación de la nómina es el último paso del proceso, donde se calcula el salario neto del empleado después de aplicar los conceptos salariales, extrasalariales y deducciones. Este proceso implica:
- Cálculo del salario bruto. Suma de todos los conceptos salariales y extrasalariales.
- Resta de deducciones. Deducciones obligatorias y voluntarias se restan del salario bruto.
- Cálculo del salario neto. El resultado final después de deducciones es el salario neto que el empleado recibirá.
- Emisión de recibos de pago. Se genera un recibo de pago detallado que muestra el desglose de cada concepto y la cantidad final a recibir.
Formalización de la nómina
La formalización de la nómina hace referencia al proceso de crear su estructura y presentación al empleado. Pero, también engloba su conservación a lo largo del tiempo, pues pueden ser requeridas en cualquier momento por diversas instituciones como por ejemplo la Agencia Tributaria.
Estructura de la nómina
Es la manera en la que se organizan todos los conceptos que deben incluirse en la nómina. Los elementos principales que suelen formar parte de la estructura de una nómina son:
- Encabezado. Incluye el nombre y la dirección de la empresa, así como la información fiscal y de identificación.
- Datos del empleado. Nombre, número de identificación fiscal, cargo, departamento, entre otros.
- Conceptos salariales. Detalle de salarios base, bonificaciones, comisiones y horas extras.
- Conceptos extrasalariales. Desglose de beneficios como vales de comida, seguro de salud y otros.
- Deducciones. Lista de las deducciones aplicadas, como impuestos, cotizaciones sociales y préstamos.
- Total bruto y neto. La suma de ingresos antes de deducciones y el salario final que recibe el empleado.
Presentación de la nómina
La presentación de la nómina es la forma en que se presenta al empleado. Puede ser de forma online o impresa. En cualquier caso tiene que mantener una estructura clara, con información fácil de entender. Deben incluir todos los conceptos desglosados para facilitar el entendimiento.
Obligatoriamente debe incluir el periodo al que corresponde la nómina, así como la fecha en la que se emite.
Conservación de la nómina
Conservar la nómina es obligatorio para cumplir con el registro histórico que se les exige a las empresas.
Algunos aspectos a tener en cuenta son:
- Almacenamiento seguro. Guardar copias de las nóminas en un lugar seguro y accesible, ya sea en formato físico o digital.
- Protección de datos. Garantizar la protección de la información personal y financiera contenida en las nóminas.
Acceso restringido. Solo un pequeño grupo de personas, generalmente del departamento de Recursos Humanos puede acceder a los registros por motivos de confidencialidad. También los asesores laborales, pues como indican desde Tramites Faciles de Santander, la asesoría laboral en Santander, su función es “gestionar sus labores dentro del marco laboral ocupándose de aspectos como las altas, bajas, o la creación de nóminas”.
